Tietosuojaseloste
MYNÄMÄEN VESA RY:N JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE JA REKISTERÖITYJEN INFORMOINTI
Rekisterin nimi ja rekisterinpitäjä
Rekisterin nimi Mynämäen Vesa Ry jäsenrekisteri
Mynämäen Vesan jäsenrekisteri on yksityinen rekisteri,
jossa käsitellään seuran jäsenten rekisteritietoja.
Mynämäen Vesa toimii jäsenrekisterin teknisenä ylläpitäjänä.
Seuran osoite Hakalähteentie 4, 23100 Mynämäki
Seuran Y-tunnus 0135361-7
Mynämäen Vesan jäsenrekisterin yhteyshenkilöinä toimivat
Juniorivalmennuspäällikkö Tarleena Tähtinen
Puhelin 050-401 8283
Sähköposti myveinfo@gmail.com
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, yhdistysten oikeutettu etu ja velvoite huolehtia jäsenpalveluista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on huolehtia yhdistysten lakisääteisistä velvoitteista. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
Jäsenyyksien ylläpito
Kilpailutoiminnan toteuttaminen
Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
Sähköinen jäsenviestintä
Analysointi ja tilastointi
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella, tilausten, ilmoittautumisten, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden yhdistyksen varsinaiseen toimintaan liittyvien asioiden hoitoa sekä yhdistyslain jäsenasioihin liittyvien tehtävien hoitamiseen ja mahdollistamiseen. Alle 18 v. kysytään lisäksi huoltajien yhteystiedot, sähköposti, lapsen syntymäaika sekä muuta erityistä huomioitavaa.
Käsiteltävät henkilötiedot
Seura käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröityjen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli, mahdolliset luvat ja suostumukset
jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus -ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuu kantajasta
ottelutilastot, kuten ottelut, juoksut ja muut ottelutapahtumaan liittyvät tilastointi tiedot
palkan -ja palkkion maksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva ja kuvauslupa
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla
Rekisterin käsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä
Lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
Tietolähteinä käytetään jäsenten hakemuskaavakkeita ja henkilöiden osallistumisesta Mynämäen Vesan järjestämiin tilaisuuksiin, joko osanottaja luetteloista tai ilmoittautumisista verkkolomakkeella. Näissä tietolähteissä on mainittu, että henkilöiden tiedot tallennetaan. Mynämäen Vesa kerää tarvittavat henkilötiedot ilmoittautuessa seuran tapahtumiin. Ilmoittautuminen tapahtuu joko www.mynamaenvesa.fi -sivustolta Yhdistysavain - ilmoittautumisjärjestelmän kautta, josta tiedot tallentuvat Mynämäen Vesan Yhdistysavain -jäsenrekisteriin. Näitä järjestelmiä ylläpitää Yhdistysavain.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa seuran sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Mynämäen Vesa ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Rekisterien käyttöön tarvitaan henkilökohtaiset käyttäjätunnukset sekä salasanat. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä/käyttöoikeuden omaavat henkilöt ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterien tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Yhdistysavain ylläpitää järjestelmien tunnuksia ja huolehtii tietoturvasta.
Manuaalisesti käsiteltävä aineisto säilytetään lukitussa tilassa.
Jäsentietoja sekä sopimuskumppanien tietoja säilytetään jäsenyyden ajan.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
Saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Rekisteröidylle lähetetään rekisterin tietojen perusteella tiedotteita jos rekisteröity on itse antanut siihen luvan.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää edellä nimetyille yhteyshenkilöille. Rekisterinpitäjä voi pyytää varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelyä.
Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä selostetta voidaan päivittää esimerkiksi viranomaisohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa.
Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja tutustutte mahdollisiin muutoksiin selosteessa.
Seloste on viimeksi päivitetty 19.2.2020.